Graduation:116/畢籌會組織與運作

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🛡️ 116級 畢業展覽籌備委員會運作計畫書：戰略藍圖 Graduation Exhibition Committee Strategic Blueprint | 國立臺北商業大學 創意科技與產品設計系

完整版 Ver 7.0 (Strategic Deployment)

⚔️ 壹、組織運作核心戰略 (Core Strategic Framework) 本屆畢籌會定位為「專題製作的戰略夥伴」，目標是協同全班順利「通關畢業門檻」並「成就卓越展覽」。針對 44 人精實編制，我們採取以下三大戰略： 1. 全員戰略編制 (Matrix Deployment) 全班 44 人採「矩陣式管理」，每人皆有「專題組員」與「畢籌會幹部」雙重身分，確保無人力閒置。 2. 高效率獎勵機制 (Incentive-Driven Productivity) 以「審查抵免」為最高誘因，推動高強度的行政效率，將行政產出與學術成果緊密結合。 3. 指揮官季度輪替 (Seasonal Command Rotation) 依據專題製作的季度階段，動態切換「指揮官」組別，以避免單一核心組別的過勞與停滯。 👥 貳、精實組織與戰鬥編制 (Lean Organizational Chart) ⚠️ 戰略提示： 因人力高度精實，若遇重大專案風險（如全班趕圖週），由執行長(總召)擁有最高權力，啟動跨組緊急支援令。 組別 人數 核心職責 (Mission & Strategy) ⚡ 實戰任務與特質 (專業對應) 🦁 核心 決策組 (Command & Control) 3 執行長 (總召)： 對外談判、精神領袖、專案風險仲裁。 營運長 (副召)： 進度甘特圖盯哨、知識管理(KM)、流程優化。 財務長 (財務)： 獨立管帳、預算否決權、金流合規。 特質： 心臟大顆、領導力強、不怕得罪人。 任務 (PM/財務)： 代表系上與新一代主辦方談判；確保國科會核銷符合規範；每月發布財務稽核報表。 🎨 品牌 視覺組 (Brand & Design) 11 視覺識別 (VI)： Logo、海報、官方網站主視覺。 展場導視系統： 展板規範、動線指引與資訊設計。 出版與周邊： 專刊排版、紀念品設計與發包品管。 特質： 設計能力最強、對像素細節偏執、具備設計系統思維。 任務 (設計總監)： 建立 Figma Design System，確保全班 R4 總審時的 CMF 精修 與視覺一致性。 📢 募資 公關組 (Fundraising & PR) 7 募資與贊助： 撰寫企劃書 (Sales Kit)、B2B 廠商開發。 社群經營： IG/FB/官方 Line@、短影音 (Reels) 流量戰役。 媒體聯繫： 邀請函發送、新聞稿撰寫與審核流程、協調校內公關室發佈。 特質： 文案寫手、社群成癮、臉皮厚、業務開發 (BD) 導向。 任務 (BD/行銷)： 鎖定 B2B (HR Manager) 進行贊助開發，販賣「優先徵才權」；執行 Phase 2 流量戰役；負責新聞稿校對，並協調北商公關室發佈與相關師長參與。 🔨 策展 工程組 (Exhibition & Engineering) 8 空間規劃： 3D配置圖、動線、人流與逃生規劃。 水電配置： 電力負載計算、燈光美學設計。 施工與安管： 進撤場指揮、工安與設備維護。 特質： 空間感好、懂 SketchUp/Blender、具備工程安全意識。 任務 (工程師)： 使用 LiDAR 掃描場地；監控電力防跳電；確保展場佈局符合策展理念。 📋 專案 行政組 (Project Admin) 7 會議管理： 排程、點名、記錄、會議結論追蹤 (本頁面權責單位)。 表單統籌： 收件檢查、Notion/看板維護、流程自動化。 後勤補給： 便當、飲用水、緊急總務採購。 特質： 細心、有條理、Notion/Excel 高手、注重合規性。 任務 (人資/行政)： 建立自動化追殺系統 (未繳件者自動標紅)；確保所有行政死線達成，減少全班行政負擔。 🤖 學術 AI組 (Academic & Digital) 8 審查策劃： R1-R4 流程、評審接待、國科會格式驗收。 數位典藏： 線上展覽網站架設、GitHub 版本管理。 技術支援： 協助解決各組 AI/程式 難題，擔任技術顧問。 特質： 程式能力強、邏輯嚴謹、具備學術寫作能力。 任務 (程式/學術)： 建立 AI 模擬答辯 Bot；維護作品集網站；確保數位組作品符合 部署即真理 (Deployment is Truth) 原則。 總計 44 (44人全員戰鬥配置完畢) 🕒 參、高效會議管理與協議 (Meeting & Protocol) 為避免專題製作與畢籌會事務衝突，本系訂定「兩級決策會議制」，以求效率與資訊同步的平衡。 🔴 權責單位：專案行政組 負責場地預借、點名簽到、會議記錄與結論追蹤。 🔥 決策級：全體戰略大會 (Strategic General Assembly) 出席對象： 全員 44 人 (強制出席)。 頻率： 每月 1 次 (配合專題課程時序)。 固定時間： 每月第一週的 專題課時段。 會議內容： 執行長(總召)布達重大決策 財務長公開報表與稽核報告 (CFO Review) 各組月度關鍵績效指標 (KPI) 匯報 重大事項表決 (如主視覺定案、預算調整) 罰則： 遲到罰 $100，缺席罰 $500。 ⚡ 執行級：核心幹部作戰會議 (Executive Operations Huddle) 出席對象： 核心3人 + 各組組長 (共 8 人)。 頻率： 每週 1 次 (或雙週，視專案階段調整)。 建議時間： 每週三 中午 12:10 - 13:00。 會議內容： 確認本週代辦事項 (To-Do List) 與進度追蹤 解決組間衝突、審核緊急預算或採購申請 彈性： 可採線上 Discord 會議，注重高效率與結論產出。 ⚖️ 肆、專案衝突管理與調度 (Conflict Priority & Dynamic Support) 為解決「專題製作衝刺期」與「畢籌會行政任務」的兩難，本系制定明確的「紅綠燈優先權機制」。所有成員必須依據當前燈號，判斷工作的絕對優先順序。 信號 (Signal) 狀態定義 (Definition) 執行準則 (Execution Rule) 權力來源 🔴 專題衝刺期豁免 (Project-Focus Exemption) 各階段審查前 7 日 (R1-R4 審查前一週)   專題優先： 所有非緊急、非死線的畢籌會行政任務全面暫停。 排班凍結： 暫停一般性行政排班，全班全職投入專題製作衝刺，確保審查通過。 例外： 僅執行長與核心幹部維持最低限度運作 (如緊急公關聯繫)。 共識協議書 第8條 ⚫ 行政死線絕對優先 (Absolute Administrative Deadline) 全系性繳件死線 (Critical Deadline)   行政優先： 涉及全班權益之事項 (如：新一代報名截止、場地訂金、國科會結案) 具有絕對優先權。 強制執行： 即使專題進度落後，仍須優先完成此類行政繳件，否則導致全班喪失資格者，需負連帶賠償責任。 風險提醒清單 🟡 總召動態支援令 (Commander's Dynamic Support) 突發人力缺口/風險爆發 (Emergency/Risk Trigger)   總召調度： 若某組因專題審查失敗 (Fail) 需補考或遇重大專案風險而無法執行公務，執行長有權指派其他「進度超前組別」進行暫時性支援。 補償機制： 支援者可獲得平時成績加分或公基金減免 (由核心幹部會議決議)。 畢籌會組織章程 📅 伍、指揮官季度輪替與戰役 (The Seasonal Command Strategy) 階段 戰略重心 & 季度指揮官 重點工作內容 (Critical Activities) Phase 0 基礎建構與國科會啟動 25/11 - 26/02 🎯 衝刺國科會 & 確立基礎 👑 指揮：學術AI組 🦁 督導：執行長 學術/AI： 啟動 AI 模擬答辯，核對 C801 計畫書格式。 行政/KM： 建立 Notion 看板與雲端協作架構，收齊指導同意書。 Phase 1 概念驗證與品牌定調 26/03 - 26/06 🎯 提案(R1) & 驗證(R2) 👑 指揮：品牌視覺組 & 募資公關組 🦊 督導：營運長 視覺： 制定 R2 前導視覺，Logo 定案，發佈 Design System。 公關： 寄出 Sales Kit 進行第一波贊助開發與媒體曝光。 財務： 收取 第一期保證金，啟動專案資金。 Phase 2 機能實作與流量戰役 26/07 - 27/01 🎯 機能(R3) & 競賽部署 👑 指揮：募資公關組 & 學術AI組 🦁 督導：執行長 公關： 操作 R3 流量戰役、短影音 (Reels) 連發，擴大聲量。 AI/學術： 監督 TISDC 投遞、維護線上展覽網站。 工程： 展場電力負載與空間預規劃。 Phase 3 決戰策展與新一代部署 27/02 - 27/05 🎯 新一代 (YODEX) 策展執行 👑 指揮：策展工程組 & 專案行政組 🦁 督導：執行長 工程： 指揮施工搭建與撤場流程管理。 視覺： 完稿送印、展場大型輸出、品管。 行政： 後勤補給、便當與飲料控管、畢業門檻行政核對。 💰 陸、財務策略、分期與募資規劃 (Financial Strategy & Sponsoring) 本屆畢展預算採取「三階段分期付款」與「多退少補」原則，確保資金流的穩定性與透明度。 📉 全班資金三階段募款表 (Three-Phase Collection) 總預算將分三期繳納，以配合專案階段性的資金需求。 期數 時間 預估金額 用途 1. 保證金 (啟動金) 26/03 $3,500 專案啟動金、場地訂金、行政雜支 ※性質為保證金，退出不退費，用於支付已發生之固定成本。 2. 工程款 (核心支出) 26/10 $9,000 新一代展場裝潢、結構搭建、水電配線 ※佔總支出最大宗，用於支付展場施工訂金與合約簽訂。 3. 尾款 (結算金) 27/03 $4,000 專刊印製、周邊製作、撤場費用、保險 ※期末依實際總支出結算，採「多退少補」原則。 🤝 贊助戰略地圖與類別 (Sponsorship & Value Map) 贊助形式不僅限於現金，公關組應鎖定四大價值類別進行開發。 類別 形式 核心回饋 A. 現金與人才 (Recruitment) 鑽石級 ($10k+) 黃金級 ($5k) 優先徵才權、企業 Logo 高度曝光 B. 實物與材料 (PoC/Testing) 零件/耗材/樣品 獲得產品實測數據與應用案例 C. 技術與服務 (Service/IP) 顧問/軟體授權/場地 品牌推廣與技術開發者社群擴大 D. 曝光與引流 (Marketing) 媒體/名人/社群資源 專業內容合作，年輕受眾口碑行銷 戰略提醒： 公關組需根據專題組的實際技術與材料需求，撰寫高客製化 **Sales Kit**，並啟動 LinkedIn 進行精準贊助開發。 🎯 贊助說服戰術：價值驅動 (The Value-Driven Pitch) 針對不同類型的贊助商，請展現對應的**價值證明**與**回饋動力**，提升募資成功率。 贊助類別 學生應展現/主打什麼 (我們的價值證明) 給予對方的動力 (What's In It For Them) A. 現金/人才 專題的商業潛力、技術深度與團隊分工架構。 （強調產出物已達 R3/R4 機能與精緻度水準。） 【人才篩選與品牌投資】：在競爭者之前，搶先鎖定具備專案管理、程式/設計實戰能力的畢業生。 B. 實物/材料 精準的 BOM 表、精確的需求規格 (如 Pantone 色號)。 （證明我們具有嚴謹的實驗與開發流程，而非隨意索取。） 【產品測試與市場驗證】：免費獲得學生將其材料應用於創新設計的實測數據與高流量展覽曝光。 C. 技術/服務 系統架構圖 (System Architecture)、資料流 (Data Flow)。 （讓對方確信我們是認真要將他們的技術整合到產品中。） 【技術推廣與開發社群】：透過專題證明其技術或 API 可行性，吸引更多潛在開發者使用其產品。 D. 曝光/引流 完整的公關策略 (如 Reels 分鏡表) 與目標客群分析 (TA)。 （證明我們能產生高品質的社群內容與高度擴散性。） 【年輕族群引流與口碑行銷】：低成本接觸年輕受眾，透過創意設計作品獲得病毒式傳播 (Viral Marketing)。 📂 柒、知識管理與雲端協作規範 (Knowledge Management & Protocol) 為確保指揮官季度輪替時的知識無斷層、專案進度可追蹤，全體必須遵守以下雲端規範： 📜 雲端檔案命名 SOP： `[YYYYMMDD]_[類別]_[檔名]_[版本]` (例：`20260415_學術_R1評分表_v2.pdf`) 資料夾名稱 (Folder Name) 應存入文件 (Key Project Artifacts) 📂 00_Admin_Central 會議記錄、財務報表、組內共識協議書(掃描檔)、合約副本。 📂 01_Academic 審查評分表 (R1-R4)、國科會 C801 範本、競賽清單、評審委員資料。 📂 02_Visual Figma Design System、Logo AI/SVG 檔、字型授權包、展場 SketchUp/Blender 原始檔。 📂 03_Public 贊助企劃書 (Sales Kit)、廠商名單、新聞稿、高解析度活動照片與影片原始素材。 📂 04_Eng 場地尺寸圖、電力負載計算表、施工切結書、硬體設備採購清單 (BOM)。 📂 05_Student_Teams 各組 PRD 計畫書、Logbook、專題成果檔案 (R4 Final)。 📅 捌、年度關鍵死線總表 (Master Deadline Schedule) 日期 關鍵繳交項目 (Deliverable) 接收單位 備註 (Phase) 2026/01/16 專題指導同意書 (最終版) 系辦/專案行政組 Phase 0 基礎建構截止 2026/02/18 國科會計畫書 (C801) 國科會系統/學術AI組 官方候選組必繳 2026/03/31 第一期保證金 ($3,500) 財務長/專案行政組 Phase 1 品牌定調啟動金 2026/04/13 Review 1 提案簡報 學術AI組 提案可行性審查 2026/07/15 TISDC 參賽作品 競賽官網/學術AI組 暑假作業/競賽部署 2026/10/31 第二期工程款 ($9,000) 財務長/專案行政組 Phase 2 機能實作與裝潢訂金 2026/10/26 Review 3 原型演示與機能驗收 學術AI組 紅線關卡(機能審查) 2027/03/31 第三期尾款 ($4,000) 財務長/專案行政組 Phase 3 策展決戰期結算 (多退少補) 📝 玖、核心服務與審查時序地圖 (Service & Review Roadmap) 本表彙整了各階段審查前、中、後，畢籌會各組必須完成的行政、財務、學術、視覺及公關等**專案服務里程碑**。 階段與時序 季度指揮官 🔑 專案服務主要執行內容 (行政/財務/學術/視覺/公關) 🌑 Phase 0: 基礎建構與國科會啟動 (2025/11 - 2026/02) 啟動期 11月-1月 學術AI組 專案行政組 啟動與行政： 公布師資、建立 Notion/雲端資料庫。確保收齊 專題指導同意書 (1/16 截止)。 核心服務： 提供 R1 提案審查評分表；協調國科會甄選 Pitch 流程 (學術AI組)。 視覺/數位： Logo 設計初探與方向確立；維護作品集網站架構 (視覺/AI組)。 國科會 2026/02/18 學術AI組 行政： 監督官方候選組完成 C801 計畫書上傳。 核心服務： 運行 C801 格式檢查 AI Bot；啟動 AI 模擬答辯輔導與技術諮詢。 🌒 Phase 1: 概念驗證與品牌定調 (2026/03 - 2026/06) R1/R2 審查期 03-06月 品牌視覺組 募資公關組 財務： 收取第一期保證金 (3/31 截止)。 行政： 安排 R1/R2 評審接待動線與後勤；歸檔評分表與專案風險提醒。 公關： 寄出 Sales Kit，啟動贊助開發 (BD)；規劃第一波社群內容。 視覺： 定案 Logo 與主視覺 (KV)；提供 R1/R2 簡報/海報格式範本 (Design Template)。 核心服務： 協調外部評審邀請；協助組員申請抵免 (CID/ACM)。 🌓 Phase 2: 機能實作與流量戰役 (2026/07 - 2027/01) R3 機能 審查 07月-10月 募資公關組 學術AI組 行政/工程： 確認最終參展尺寸與需求 (工程組)。 財務： 收繳第二期工程款 (10/31 截止)。 工程： 架設 R3 審查會場電力與展台 (模擬實戰)。 公關： 執行「病毒式行銷」 (Reels)；監督 TISDC/iF 投遞。 核心服務： R3 機能原型「紅線關卡」的執行與監督；提供 R3 評分表與技術輔導。 R4 總審 資格 12月-01月 募資公關組 學術AI組 行政： 進行新一代參展尺寸最終確認與報名行政。 視覺/數位： 驗收主視覺 (KV)、宣傳影片 (PV) 與數位作品集 (作品集網站功能驗收)。 核心服務： R4 審查結果決定 新一代參展資格；協調 iF Design Student Award 投遞 (2/02 截止)。 🌕 Phase 3: 決戰策展與新一代部署 (2027/02 - 2027/05) 策展與 撤場 02月-05月 策展工程組 專案行政組 財務： 繳交第三期尾款 (3/31 截止)；進行最終結算與多退少補作業。 行政/工程： 排班、施工搭建與撤場指揮；確保校內/校外展的畢業門檻達成。 視覺： 完稿送印、展場大型輸出。行政組負責展期後勤補給與緊急應變。 核心服務： 協調廠商與新一代主辦方溝通；協助準備金點新秀報名與參展事宜。