Graduation:116/畢籌會組織與運作

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🛡️ 116級 畢業展覽籌備委員會運作計畫書 Graduation Exhibition Committee Operation Manual | 國立臺北商業大學 創意科技與產品設計系

實戰手冊 Ver 4.3 (Schedule Added)

⚔️ 一、核心戰略 (Core Strategy) 本屆畢籌會不只是「辦展覽」，更是協助全班通關的「戰略夥伴」。 1. 零預算精神 嚴格控管公用支出，優先爭取國科會與競賽獎金，非必要不花班費。 2. 榮譽抵免驅動 以「審查抵免」為誘因，推動高強度的行政效率與學術產出。 3. 四季輪替制 依據專題階段動態切換「指揮官」組別，避免單一組別過勞。 👑 二、決策核心 (Command Center) 本屆增設「決策核心小組」，負責全盤戰略與跨組協調。 職位 核心職責 (Responsibilities) ⚡ 實戰任務 (Action Items) 🦁 總召 (General Coordinator) 對外門面、資源整合、危機處理 不負責瑣碎執行，專注於「談判」與「爭取資源」。需具備極強的抗壓性與公眾演說能力。 🤝 外部談判： 代表系上與新一代主辦方、廠商、贊助企業進行談判，爭取最優條件。 📢 精神領袖： 在全系大會、審查會議上負責開場與激勵士氣，凝聚全班向心力。 ⚖️ 仲裁者： 當各組意見分歧時，擁有最終裁決權。 🦊 副總召 (Vice Coordinator) 對內執行、進度追蹤、KM 管理 總召的影子，負責將戰略轉化為可執行的甘特圖 (Gantt Chart)，並負責知識管理 (KM)。 📅 進度盯哨： 維護全班 Notion 進度表，每週五檢查各組進度。 📂 知識長： 監督「交接清冊」執行，確保每季輪替時檔案不遺失。 📝 會議紀錄： 確保每次會議都有結論與 Action Items。 💰 財務長 (CFO) 金流守門員、預算審核、防弊機制 獨立於總務組之外，直接對總召負責。擁有預算使用的「一票否決權」。 🛡️ 預算審查： 嚴格審核每一筆支出。若效益不明，有權直接駁回。 📊 財務透明化： 每月 5 號發布「財務公開報表」，杜絕黑箱。 🚨 預備金控管： 保管 10% 緊急預備金，非重大事故不得動用。 👥 三、功能分組與深度實戰引導 (Deep Tactics) 👑 總指導 (General Director)：江振維 老師 🤝 分組顧問 (Group Mentors)： 各功能組需依據「專長屬性」，自行邀請一位系上老師擔任顧問。 組別 核心職責 (What) ⚡ 實戰眉角與思維引導 (How to Think & Do) 🧠 學術 策略組 負責國科會/競賽格式檢查、抵免資格審核、評審邀約。 💡 思維引導：把自己當成「期刊編輯 (Editor)」。你的標準決定全班的通過率。 🤖 AI 模擬答辯： 建立專用 GPT Bot，強制每一組在 Review 前進行模擬質詢。 📝 雲端協作審閱： 廢除 Word 傳檔，使用 Notion/Google Doc 進行協作與 Zotero 格式檢查。 🎨 品牌 視覺組 主視覺 (KV) 設計、展場視覺規範、周邊商品。 💡 思維引導：把自己當成「品牌總監 (Brand Director)」。你的工作不是畫圖，而是「捍衛品牌一致性」。 💠 Figma Design System： 建立 Team Library，確保全班 50 組檔案一鍵同步更新，杜絕色差。 📦 智能樣機 (Mockups)： 製作「商業級」的高質感 3D 渲染圖，支援公關組拉贊助。 📢 社群 公關組 ✨ 拉贊助、社群經營、Reels 短影音操作。 💡 思維引導：把自己當成「獵頭」與「流量駭客」。不要乞討贊助，要販賣「接觸人才的機會」。 💼 LinkedIn B2B 開發： 鎖定 HR Manager，販賣「優先徵才權」。 📑 企業募資包 (Sales Kit)： 製作專業 PDF 簡報（含數據、版位圖），嚴禁只傳純文字訊息。 🔥 病毒式短影音： 強迫同學套用熱門模板，前 3 秒必須有視覺鉤子。 🔨 展場 工程組 展位規劃、電力負載計算、施工搭建、工安。 💡 思維引導：把自己當成「工頭 (Contractor)」。安全與精準是你的底線，美感是其次。 📏 LiDAR 數位雙生： 用 Polycam 掃描場地，在 3D 軟體中預演動線與視角。 ⚡ IoT 電力監控： 使用智慧插座監控耗電，超載時自動斷電並發送 Line 警告。 📋 行政 庶務組 表單管理、會議記錄、排班、後勤補給。 💡 思維引導：把自己當成「營運長 (COO)」。你的效率決定了團隊的士氣。 📊 Notion Dashboard： 建立全班進度條，未繳款/未交件者標紅，利用群眾壓力自動催收。 🍱 零浪費補給： 精準統計用餐需求，控管預算。 🤖 AI 技術組 AI 工具導入、自動化流程、數位典藏。 💡 思維引導：把自己當成「技術長 (CTO)」。你的目標是讓全班「少加班」。 ⚡ Agentic Workflow： 串接 Zapier 自動檢查上傳檔案格式，錯誤直接 Tag 退件。 🏛️ 數位典藏 (Digital Legacy)： 使用 GitHub Pages/Vercel 託管網站，確保畢業後作品集網站依然存活。 📅 四、分階段人力調度 (The Four Seasons) 階段 戰略重心 & 指揮官 重點工作內容 Phase 0 國科會戰略期 25/11 - 26/02 🎯 衝刺國科會 & Pitch 👑 指揮：學術組 🦁 督導：總召 學術： 啟動 AI 模擬答辯，核對 C801。 行政： 建立 Notion 看板，收齊指導同意書。 ✨ 戰略分流： 1/10 放榜後，落榜者啟動 Plan B (TISDC)。 Phase 1 提案驗證期 26/03 - 26/06 🎯 提案(R1) & PoC(R2) 👑 指揮：視覺組 & 公關組 🦊 督導：副總召 視覺： 制定 R2 前導視覺。 公關： 寄出 Sales Kit 進行第一波贊助開發。 財務： 收取 第一期保證金。 Phase 2 流量與實作期 26/07 - 27/01 🎯 機能(R3) & 競賽 & 總審(R4) 👑 指揮：公關組 & AI 組 🦁 督導：總召 公關： 操作 R3 流量戰役。 AI： 協助 Track B 程式除錯。 學術： 監督 TISDC 投遞，邀約評審。 Phase 2.5 量產與發包 27/02 - 27/03 🎯 設計實體化 & 印刷 👑 指揮：視覺組 & 工程組 🦊 督導：副總召 工程： 交付精確尺寸。 視覺： 完稿送印。 財務： 收取 第三期尾款。 Phase 3 策展決戰期 27/04 - 27/05 🎯 校內展 & 新一代 (YODEX) 👑 指揮：工程組 & 行政組 🦁 督導：總召 工程： 指揮施工與撤場。 行政： 後勤補給。 公關： ✨ 贊助商 VIP 接待。 💰 五、財務與贊助戰略 (Finance & Sponsorship) 🤝 贊助攻略 (Sponsorship) 🎯 潛在金主： 實習公司 HR、創業學長姐、周邊商家。 🗣️ 話術眉角： 「我們賣的是接觸人才的機會 (Recruiting)。」 📄 贊助方案 (Tiers)： 方案 金額 回饋內容 鑽石級 $10k+ Logo 印背板 + 優先徵才權 黃金級 $5k Logo 印海報 + FB 特別感謝文 物資級 物資 現場發送 DM + 口頭感謝 ⚠️ 財務分攤與預備金 收款時程： 2026/03 (保證金)、2026/10 (工程款)。 ⛔ 固定成本攤提： 展覽租金屬固定成本，中途退出者不予退還已繳費用。 🚨 緊急預備金 (Emergency Fund)： 提撥 10% 為預備金，非遇重大不可抗力事故，需經三長（總召/副總/財務）簽署方可動用。 📂 六、雲端檔案架構與知識管理 (Cloud & KM) 為確保四季輪替無斷層，全體必須遵守以下雲端規範： 📜 命名規則 (SOP)： `[YYYYMMDD]_[類別]_[檔名]_[版本]` (例：`20260415_學術_R1評分表_v2.pdf`) 資料夾名稱 應存入文件 (Key Documents) 📂 00_Admin_Central (核心決策) 財務公開報表、會議記錄、交接清冊。 組內共識與財務協議書 (全班掃描檔)。 📂 01_Academic_Strategy (學術策略) 各階段 審查評分表 (R1-R4)。 國科會計畫書 C801 範本。 競賽投遞戰略地圖。 📂 02_Brand_Visual (品牌視覺) Figma Exports (PNG/JPG)、Logo 原始檔 (AI)、字型包。 展場設計圖 (SketchUp/Blender)。 📂 03_Public_Relations (社群公關) 企業募資包 (Sponsorship Kit)、贊助商名單 (CRM)。 Reels 短影音素材、新聞稿。 📂 04_Exhibition_Eng (展場工程) LiDAR 場地掃描檔、電力配置圖、安全規範切結書。 📂 05_Student_Teams (各組專區) Team_01 ~ Team_XX (每組一資料夾)。 內含：PRD 計畫書、Logbook (雙週紀錄)、指導同意書。 📅 七、年度關鍵繳件與時程總表 (Master Schedule) 全班重要行政時程與繳件清單彙整，請副總召與行政組嚴格執行盯哨。 日期 (Date) 繳交項目 (Item) 接收對象 (Recipient) 備註 (Notes) 2026/01/16 專題指導同意書 系辦公室 Phase 0 行政截止 (必繳) 2026/02/28 國科會計畫書 (C801) 國科會系統 官方候選組必繳 2026/03/31 第一期保證金 財務長 (CFO) 金額依當屆決議 2026/04/13 Review 1 提案簡報 & 文件 雲端 / 評審 提案審查前一週上傳 2026/06/15 Review 2 PoC 影片 & 文件 雲端 / 評審 概念驗證前一週上傳 2026/07/15 TISDC 參賽作品 競賽官網 暑假作業 (全班必投) 2026/10/31 第二期工程款 財務長 (CFO) 依廠商估價單收費 2026/10/26 Review 3 原型演示 & 報告 雲端 / 評審 機能原型審查 (紅線關卡) 2027/01/08 Review 4 最終展演素材 雲端 / 評審 決定新一代參展資格 每雙週 雙週指導紀錄簿 (Logbook) 指導教授 / Drive 平時成績依據 🛡️ 八、關鍵防雷機制 SOP 類別 執行規範 📂 交接 規範   單一真理來源： 檔案必須存於公用 Drive，嚴禁存於個人雲端。 交接清冊： 每季輪替時需簽署交接清單，確認帳務、檔案、贊助進度無誤。 🎓 補救與 出席   抵免者義務： 獲得抵免者，審查當日仍須出席進行「榮譽分享」，否則視同缺席。 ⚡ 安全 規範   新一代現場： 工程組製作「總耗電量計算表」，嚴禁私接延長線。 校內製作： 嚴格遵守「創客工廠」規範，違者停權。