Graduation:116/畢籌會組織與運作

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🛡️ 116級 畢業展覽籌備委員會運作計畫書 Graduation Exhibition Committee Operation Manual | 國立臺北商業大學 創意科技與產品設計系

完整版 Ver 6.5 (Professional Alignment)

⚔️ 一、核心戰略 (Core Strategy) 本屆畢籌會不只是「辦展覽」，更是協助全班通關的「戰略夥伴」。針對 44 人精實編制，我們採取以下策略： 1. 全員皆兵 (Total War) 全班 44 人無一閒人。採「矩陣式管理」，每人皆有「專題組員」與「畢籌會幹部」雙重身分。 2. 榮譽抵免驅動 以「審查抵免」為最高誘因，推動高強度的行政效率與學術產出。 3. 四季輪替制 依據專題階段動態切換「指揮官」組別，避免單一組別過勞。 👥 二、組織架構與人力配置 (44人編制) ⚠️ 戰略提示： 因人力吃緊，若遇突發狀況（如全班趕圖週），由執行長(總召)擁有最高權力啟動跨組支援。 組別 人數 核心職責 (Mission) ⚡ 實戰任務與特質 (專業對應) 🦁 核心 決策組 3 執行長 (總召)： 對外談判、精神領袖、**專案風險仲裁**。 營運長 (副召)： 進度甘特圖盯哨、**知識管理(KM)**。 財務長 (財務)： 獨立管帳、**預算否決權**。 特質： 心臟大顆、不怕得罪人。 任務 (PM/財務)： 代表系上與新一代主辦方談判；**確保國科會核銷符合規範**；每月發布財務報表。 🎨 品牌 視覺組 11 主視覺 (KV)： Logo、海報、網站視覺。 展場視覺： 展板規範、**動線指引系統**。 周邊商品： 專刊排版、周邊設計與發包。 特質： 設計能力最強、對像素細節偏執。 任務 (設計總監)： **建立 Figma Design System**，確保全班 R4 總審時的 **CMF 精修** 與視覺一致性。 📢 社群 公關組 7 募資與贊助： 撰寫企劃書 (Sales Kit)、**跑廠商**。 社群經營： IG/FB 貼文、限動、**短影音 (Reels) 操作**。 媒體聯繫： 邀請函發送、新聞稿。 特質： 文案寫手、社群成癮、臉皮厚。 任務 (BD/行銷)： **鎖定 B2B (HR Manager) 進行贊助開發**，販賣「優先徵才權」；執行 Phase 2 流量戰役。 🔨 展場 工程組 8 空間規劃： 3D配置圖、動線安排。 水電工程： **電力負載計算**、燈光配置。 施工與安管： 進撤場指揮、安全維護。 特質： 空間感好、懂 SketchUp/Blender。 任務 (工程師)： **使用 LiDAR 掃描場地**；監控電力防跳電。 📋 行政 庶務組 7 會議管理： 排程、點名、記錄 (本頁面權責單位)。 表單統籌： 收件檢查、Notion 看板維護。 後勤補給： 便當、飲料、總務採購。 特質： 細心、有條理、Notion 高手。 任務 (人資/行政)： **建立自動化追殺系統** (未繳件者自動標紅)；確保所有行政死線達成。 🤖 學術 AI組 8 審查策劃： R1-R4 流程、評審接待、**國科會格式**。 數位典藏： 線上展覽網站架設、**GitHub 管理**。 技術支援： 協助解決各組 AI/程式 難題。 特質： 程式能力強、邏輯嚴謹。 任務 (程式/學術)： **建立 AI 模擬答辯 Bot**；**維護作品集網站**；確保數位組作品符合 **部署即真理** 原則。 總計 44 (44人全員配置完畢) 🕒 三、黃金會議時間 (Meeting Protocol) 為避免專題製作與畢籌會事務衝突，本系訂定「兩級會議制」。 🔴 權責單位：行政庶務組 負責場地預借、點名簽到與會議記錄。 🔥 Level 1：全系大會 (General Assembly) 出席對象： 全員 44 人 (強制出席)。 頻率： 每月 1 次 (配合專題課程)。 固定時間： 每月第一週的 專題課時段。 會議內容： 執行長(總召)布達重大決策 財務長公開報表 (CFO報告) 各組月進度匯報 重大事項表決 (如主視覺定案) 罰則： 遲到罰 $100，缺席罰 $500。 ⚡ Level 2：幹部作戰會議 (Ops Meeting) 出席對象： 核心3人 + 各組組長 (共 8 人)。 頻率： 每週 1 次 (或雙週)。 建議時間： 每週三 中午 12:10 - 13:00。 會議內容： 確認本週代辦事項 (To-Do List) 解決組間衝突、審核預算 彈性： 可採線上 Discord 會議，注重效率。 ⚖️ 四、衝突優先權與動態支援機制 (Conflict Resolution) 為解決「專題做不完，還要忙畢籌會」的兩難，本系制定明確的「紅綠燈優先權機制」。請依據當前狀況判斷工作優先順序。 信號 (Signal) 狀態定義 執行準則 (Execution Rule) 權力來源 🔴 專題豁免週 (Project First) 審查前禁假週 (R1-R4 審查前 7 天)   專題優先： 所有非緊急畢籌會行政任務暫停。 排班凍結： 暫停一般性行政排班，全班全職投入專題衝刺。 例外： 僅執行長與核心幹部維持最低限度運作。 共識協議書 第8條 ⚫ 行政霸王條款 (Admin First) 全系死線 (Deadline)   行政優先： 涉及全班權益之事項 (如：新一代報名截止、場地訂金繳交) 具有絕對優先權。 強制執行： 即使專題進度落後，仍須優先完成此類行政繳件，否則導致全班喪失資格者，需負連帶賠償責任。 風險提醒清單 🟡 跨組支援令 (Support) 突發人力缺口 (Emergency)   總召調度： 若某組因專題審查失敗 (Fail) 需補考而無法執行公務，執行長有權指派其他「進度超前組別」進行暫時性支援。 補償機制： 支援者可獲得平時成績加分或公基金減免 (由幹部會議決議)。 畢籌會組織章程 📅 五、四季輪替戰略 (The Four Seasons) 階段 戰略重心 & 指揮官 重點工作內容 Phase 0 國科會戰略期 25/11 - 26/02 🎯 衝刺國科會 & Pitch 👑 指揮：學術組 🦁 督導：執行長 學術： 啟動 AI 模擬答辯，核對 C801 計畫書。 行政： 建立 Notion 看板，收齊指導同意書。 Phase 1 提案驗證期 26/03 - 26/06 🎯 提案(R1) & PoC(R2) 👑 指揮：視覺組 & 公關組 🦊 督導：營運長 視覺： 制定 R2 前導視覺、Logo 定案。 公關： 寄出 Sales Kit 進行第一波贊助開發。 財務： 收取 第一期保證金。 Phase 2 流量與實作期 26/07 - 27/01 🎯 機能(R3) & 競賽 👑 指揮：公關組 & AI 組 🦁 督導：執行長 公關： 操作 R3 流量戰役、Reels 連發。 AI/學術： 監督 TISDC 投遞、網站架設。 工程： 展場電力與空間預規劃。 Phase 3 策展決戰期 27/02 - 27/05 🎯 新一代 (YODEX) 👑 指揮：工程組 & 行政組 🦁 督導：執行長 工程： 指揮施工搭建與撤場。 視覺： 完稿送印、展場輸出。 行政： 後勤補給、便當與飲料控管。 💰 六、財務與分期計畫 (Financial Plan) 本屆畢展預算採取「分期付款」與「多退少補」原則。 📉 全班分期收款表 期數 時間 預估金額 用途 1. 保證金 26/03 $3,500 啟動金、場地訂金 ※退出不退 2. 工程款 26/10 $9,000 新一代裝潢、水電 ※最大支出 3. 尾款 27/03 $4,000 專刊、周邊、撤場 ※多退少補 🤝 贊助方案 (Sponsorship) 方案 金額 回饋 鑽石級 $10k+ Logo 印背板 + 優先徵才權 黃金級 $5k Logo 印海報 + FB 特別感謝文 物資級 物資 現場發送 DM + 口頭感謝 📂 七、知識管理與雲端規範 (KM) 為確保四季輪替無斷層，全體必須遵守以下雲端規範： 📜 命名 SOP： `[YYYYMMDD]_[類別]_[檔名]_[版本]` (例：`20260415_學術_R1評分表_v2.pdf`) 資料夾名稱 應存入文件 (Key Documents) 📂 00_Admin_Central 會議記錄、財務報表、組內共識協議書(掃描檔)。 📂 01_Academic 審查評分表 (R1-R4)、國科會 C801 範本、競賽清單。 📂 02_Visual Figma Exports、Logo AI 檔、字型包、展場 SketchUp 檔。 📂 03_Public 贊助企劃書、廠商名單、新聞稿、活動照片。 📂 04_Eng 場地尺寸圖、電力配置表、施工切結書。 📂 05_Student_Teams 各組 PRD 計畫書、Logbook。 📅 八、年度關鍵時程 (Master Schedule) 日期 繳交項目 接收單位 備註 2026/01/16 專題指導同意書 系辦/行政組 Phase 0 截止 2026/02/18 國科會計畫書 (C801) 國科會系統 官方候選組必繳 2026/03/31 第一期保證金 財務長 $3,500 2026/04/13 Review 1 提案簡報 學術組 提案審查 2026/07/15 TISDC 參賽作品 競賽官網 暑假作業 2026/10/31 第二期工程款 財務長 $9,000 2026/10/26 Review 3 原型演示 學術組 紅線關卡(機能審查) 2027/03/31 第三期尾款 財務長 $4,000 (多退少補) 📝 九、畢籌會核心服務與審查時序表 (Service Timeline) 本表彙整了各階段審查前、中、後，畢籌會各組必須完成的行政、學術、視覺及公關任務。 階段 & 日期 指揮官 🔑 主要執行內容 (行政/財務/學術/視覺/公關) 🌑 Phase 0: 啟動與基礎建設 (2025/11 - 2026/02) 啟動期 11月-1月 學術組 行政組 啟動： 公布師資、建立 Notion/雲端資料庫。 行政： 確保收齊 專題指導同意書 (1/16 截止)。 核心服務： 提供 R1 提案審查評分表；協調國科會甄選 Pitch 流程 (學術組)。 視覺/數位： Logo 設計初探；維護作品集網站架構 (視覺/AI組)。 國科會 2026/02/18 學術組 行政： 監督官方候選組完成 C801 計畫書上傳。 核心服務： 運行 C801 格式檢查 AI Bot；啟動 AI 模擬答辯輔導。 🌒 Phase 1: 提案與概念驗證 (2026/03 - 2026/06) R1/R2 審查期 03-06月 視覺組 公關組 財務： 收取第一期保證金 (3/31 截止)。 行政： 安排 R1/R2 評審接待動線與後勤；歸檔評分表。 公關： 寄出 Sales Kit，啟動贊助開發 (公關組)。 視覺： 定案 Logo 與主視覺 (KV)；提供 R1/R2 簡報/海報格式範本。 核心服務： 協調外部評審邀請；協助組員申請抵免 (CID/ACM)。 🌓 Phase 2: 機能與流量實作 (2026/07 - 2027/01) R3 機能 審查 07-10月 公關組 AI 組 行政： 確認最終參展尺寸 (工程組)。 財務： 收繳第二期工程款 (10/31 截止)。 工程： 架設 R3 審查會場電力與展台。 公關： 執行「病毒式行銷」 (Reels)；監督 TISDC 投遞。 核心服務： R3 機能原型「紅線關卡」的執行與監督；提供 R3 評分表。 R4 總審 資格 12月-01月 公關組 AI 組 行政： 進行新一代參展尺寸最終確認。 競賽行政： 協調 iF Design Student Award 投遞 (2/02 截止)。 核心服務： R4 審查結果決定 新一代參展資格；驗收主視覺 (KV)、宣傳影片 (PV) 與數位作品集。 🌕 Phase 3: 策展決戰期 (2027/02 - 2027/05) 策展與 撤場 02-05月 工程組 行政組 財務： 繳交第三期尾款 (3/31 截止)；結算多退少補。 行政/工程： 排班、施工搭建與撤場指揮；確保校內/校外展的畢業門檻達成。 視覺： 完稿送印、展場輸出；行政組負責後勤補給。 核心服務： 協調廠商與新一代主辦方溝通；協助準備金點新秀報名。