Graduation:116/畢籌會組織與運作

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🛡️ 116級 畢業展覽籌備委員會運作計畫書 Graduation Exhibition Committee Operation Manual | 國立臺北商業大學 創意科技與產品設計系

完整版 Ver 6.7 (Resource Strategy)

⚔️ 一、核心戰略 (Core Strategy) 本屆畢籌會不只是「辦展覽」，更是協助全班通關的「戰略夥伴」。針對 44 人精實編制，我們採取以下策略： 1. 全員皆兵 (Total War) 全班 44 人無一閒人。採「矩陣式管理」，每人皆有「專題組員」與「畢籌會幹部」雙重身分。 2. 榮譽抵免驅動 以「審查抵免」為最高誘因，推動高強度的行政效率與學術產出。 3. 四季輪替制 依據專題階段動態切換「指揮官」組別，避免單一組別過勞。 👥 二、組織架構與人力配置 (44人編制) ⚠️ 戰略提示： 因人力吃緊，若遇突發狀況（如全班趕圖週），由執行長(總召)擁有最高權力啟動跨組支援。 組別 人數 核心職責 (Mission) ⚡ 實戰任務與特質 (專業對應) 🦁 核心 決策組 3 執行長 (總召)： 對外談判、精神領袖、**專案風險仲裁**。 營運長 (副召)： 進度甘特圖盯哨、**知識管理(KM)**。 財務長 (財務)： 獨立管帳、**預算否決權**。 特質： 心臟大顆、不怕得罪人。 任務 (PM/財務)： 代表系上與新一代主辦方談判；**確保國科會核銷符合規範**；每月發布財務報表。 🎨 品牌 視覺組 11 主視覺 (KV)： Logo、海報、網站視覺。 展場視覺： 展板規範、**動線指引系統**。 周邊商品： 專刊排版、周邊設計與發包。 特質： 設計能力最強、對像素細節偏執。 任務 (設計總監)： **建立 Figma Design System**，確保全班 R4 總審時的 **CMF 精修** 與視覺一致性。 📢 社群 公關組 7 募資與贊助： 撰寫企劃書 (Sales Kit)、**跑廠商**。 社群經營： IG/FB 貼文、限動、**短影音 (Reels) 操作**。 媒體聯繫： 邀請函發送、新聞稿。 特質： 文案寫手、社群成癮、臉皮厚。 任務 (BD/行銷)： **鎖定 B2B (HR Manager) 進行贊助開發**，販賣「優先徵才權」；執行 Phase 2 流量戰役。 🔨 展場 工程組 8 空間規劃： 3D配置圖、動線安排。 水電工程： **電力負載計算**、燈光配置。 施工與安管： 進撤場指揮、安全維護。 特質： 空間感好、懂 SketchUp/Blender。 任務 (工程師)： **使用 LiDAR 掃描場地**；監控電力防跳電。 📋 行政 庶務組 7 會議管理： 排程、點名、記錄 (本頁面權責單位)。 表單統籌： 收件檢查、Notion 看板維護。 後勤補給： 便當、飲料、總務採購。 特質： 細心、有條理、Notion 高手。 任務 (人資/行政)： **建立自動化追殺系統** (未繳件者自動標紅)；確保所有行政死線達成。 🤖 學術 AI組 8 審查策劃： R1-R4 流程、評審接待、**國科會格式**。 數位典藏： 線上展覽網站架設、**GitHub 管理**。 技術支援： 協助解決各組 AI/程式 難題。 特質： 程式能力強、邏輯嚴謹。 任務 (程式/學術)： **建立 AI 模擬答辯 Bot**；**維護作品集網站**；確保數位組作品符合 **部署即真理** 原則。 總計 44 (44人全員配置完畢) 🕒 三、黃金會議時間 (Meeting Protocol) 為避免專題製作與畢籌會事務衝突，本系訂定「兩級會議制」。 🔴 權責單位：行政庶務組 負責場地預借、點名簽到與會議記錄。 🔥 Level 1：全系大會 (General Assembly) 出席對象： 全員 44 人 (強制出席)。 頻率： 每月 1 次 (配合專題課程)。 固定時間： 每月第一週的 專題課時段。 會議內容： 執行長(總召)布達重大決策 財務長公開報表 (CFO報告) 各組月進度匯報 重大事項表決 (如主視覺定案) 罰則： 遲到罰 $100，缺席罰 $500。 ⚡ Level 2：幹部作戰會議 (Ops Meeting) 出席對象： 核心3人 + 各組組長 (共 8 人)。 頻率： 每週 1 次 (或雙週)。 建議時間： 每週三 中午 12:10 - 13:00。 會議內容： 確認本週代辦事項 (To-Do List) 解決組間衝突、審核預算 彈性： 可採線上 Discord 會議，注重效率。 ⚖️ 四、衝突優先權與動態支援機制 (Conflict Resolution) 為解決「專題做不完，還要忙畢籌會」的兩難，本系制定明確的「紅綠燈優先權機制」。請依據當前狀況判斷工作優先順序。 信號 (Signal) 狀態定義 執行準則 (Execution Rule) 權力來源 🔴 專題豁免週 (Project First) 審查前禁假週 (R1-R4 審查前 7 天)   專題優先： 所有非緊急畢籌會行政任務暫停。 排班凍結： 暫停一般性行政排班，全班全職投入專題衝刺。 例外： 僅執行長與核心幹部維持最低限度運作。 共識協議書 第8條 ⚫ 行政霸王條款 (Admin First) 全系死線 (Deadline)   行政優先： 涉及全班權益之事項 (如：新一代報名截止、場地訂金繳交) 具有絕對優先權。 強制執行： 即使專題進度落後，仍須優先完成此類行政繳件，否則導致全班喪失資格者，需負連帶賠償責任。 風險提醒清單 🟡 跨組支援令 (Support) 突發人力缺口 (Emergency)   總召調度： 若某組因專題審查失敗 (Fail) 需補考而無法執行公務，執行長有權指派其他「進度超前組別」進行暫時性支援。 補償機制： 支援者可獲得平時成績加分或公基金減免 (由幹部會議決議)。 畢籌會組織章程 📅 五、四季輪替戰略 (The Four Seasons) 階段 戰略重心 & 指揮官 重點工作內容 Phase 0 國科會戰略期 25/11 - 26/02 🎯 衝刺國科會 & Pitch 👑 指揮：學術組 🦁 督導：執行長 學術： 啟動 AI 模擬答辯，核對 C801 計畫書。 行政： 建立 Notion 看板，收齊指導同意書。 Phase 1 提案驗證期 26/03 - 26/06 🎯 提案(R1) & PoC(R2) 👑 指揮：視覺組 & 公關組 🦊 督導：營運長 視覺： 制定 R2 前導視覺、Logo 定案。 公關： 寄出 Sales Kit 進行第一波贊助開發。 財務： 收取 第一期保證金。 Phase 2 流量與實作期 26/07 - 27/01 🎯 機能(R3) & 競賽 👑 指揮：公關組 & AI 組 🦁 督導：執行長 公關： 操作 R3 流量戰役、Reels 連發。 AI/學術： 監督 TISDC 投遞、網站架設。 工程： 展場電力與空間預規劃。 Phase 3 策展決戰期 27/02 - 27/05 🎯 新一代 (YODEX) 👑 指揮：工程組 & 行政組 🦁 督導：執行長 工程： 指揮施工搭建與撤場。 視覺： 完稿送印、展場輸出。 行政： 後勤補給、便當與飲料控管。 💰 六、財務與分期計畫 (Financial Plan) 本屆畢展預算採取「分期付款」與「多退少補」原則。 📉 全班分期收款表 總預算將分三期繳納，確保展覽品質。 期數 時間 預估金額 用途 1. 保證金 26/03 $3,500 啟動金、場地訂金 ※退出不退費，用於支付已發生之固定成本。 2. 工程款 26/10 $9,000 新一代裝潢、水電配線 ※最大支出，用於支付展場施工訂金。 3. 尾款 27/03 $4,000 專刊印製、周邊、撤場費用 ※期末依實際支出結算，多退少補。 🤝 贊助戰略地圖 (Sponsorship Strategy) 贊助不限於金錢，可尋求實物、技術或曝光等多元合作模式。 類別 形式 範例與戰略 A. 現金與人才 鑽石級 ($10k+) 黃金級 ($5k) 【回饋優先徵才權】：鎖定 HR 部門，販賣接觸優秀畢業生的機會。 B. 實物與材料 零件/耗材/樣品 3D列印廠、電子零件商、特殊布料供應商等，以材料或代工服務折抵贊助。 C. 技術與服務 顧問/軟體/場地 雲端主機額度(AWS/GCP)、軟體授權、律師/設計顧問的免費諮詢時數。 D. 曝光與引流 媒體/名人/社群 邀請設計/科技KOL試用並發文、業界媒體採訪、於其社群獲得宣傳曝光。 🎯 贊助說服戰術 (The Pitch Strategy) 贊助類別 學生應展現/主打什麼 給予對方的動力 (What's In It For Them) A. 現金/人才 專題的商業價值、技術深度與團隊分工。 （強調產出物已達 R3/R4 水準。） 【人才篩選與品牌投資】：在競爭者之前，搶先鎖定具備專案管理、程式/設計實戰能力的畢業生。 B. 實物/材料 明確的 BOM 表、精準的需求規格 (如 Pantone 色號)。 （證明我們不是來要垃圾，而是有精確的實驗計畫。） 【產品測試與市場驗證】：免費獲得學生將其材料應用於創新設計的實測數據與高流量展覽曝光。 C. 技術/服務 系統架構圖 (System Architecture)、資料流 (Data Flow)。 （讓對方確信我們是認真要用他們的技術。） 【技術推廣與開發社群】：透過專題證明其技術或 API 可行性，吸引更多潛在開發者使用其產品。 D. 曝光/引流 公關策略 (如 Reels 分鏡表) 與目標客群 (TA)。 （證明我們能產生高品質的社群內容。） 【年輕族群引流與口碑行銷】：低成本接觸年輕受眾，透過創意設計作品獲得病毒式傳播 (Viral Marketing)。 戰略提醒： 請根據專題的實際需求（如 Track A 的特殊材料、Track B 的雲端伺服器），撰寫客製化的 Sales Kit。公關組將啟動 LinkedIn 贊助開發。 📂 七、知識管理與雲端規範 (KM) 為確保四季輪替無斷層，全體必須遵守以下雲端規範： 📜 命名 SOP： `[YYYYMMDD]_[類別]_[檔名]_[版本]` (例：`20260415_學術_R1評分表_v2.pdf`) 資料夾名稱 應存入文件 (Key Documents) 📂 00_Admin_Central 會議記錄、財務報表、組內共識協議書(掃描檔)。 📂 01_Academic 審查評分表 (R1-R4)、國科會 C801 範本、競賽清單。 📂 02_Visual Figma Exports、Logo AI 檔、字型包、展場 SketchUp 檔。 📂 03_Public 贊助企劃書、廠商名單、新聞稿、活動照片。 📂 04_Eng 場地尺寸圖、電力配置表、施工切結書。 📂 05_Student_Teams 各組 PRD 計畫書、Logbook。 📅 八、年度關鍵時程 (Master Schedule) 日期 繳交項目 接收單位 備註 2026/01/16 專題指導同意書 系辦/行政組 Phase 0 截止 2026/02/18 國科會計畫書 (C801) 國科會系統 官方候選組必繳 2026/03/31 第一期保證金 財務長 $3,500 2026/04/13 Review 1 提案簡報 學術組 提案審查 2026/07/15 TISDC 參賽作品 競賽官網 暑假作業 2026/10/31 第二期工程款 財務長 $9,000 2026/10/26 Review 3 原型演示 學術組 紅線關卡(機能審查) 2027/03/31 第三期尾款 財務長 $4,000 (多退少補) 📝 九、畢籌會核心服務與審查時序表 (Service Timeline) 本表彙整了各階段審查前、中、後，畢籌會各組必須完成的行政、學術、視覺及公關任務。 階段 & 日期 指揮官 🔑 主要執行內容 (行政/財務/學術/視覺/公關) 🌑 Phase 0: 啟動與基礎建設 (2025/11 - 2026/02) 啟動期 11月-1月 學術組 行政組 啟動： 公布師資、建立 Notion/雲端資料庫。 行政： 確保收齊 專題指導同意書 (1/16 截止)。 核心服務： 提供 R1 提案審查評分表；協調國科會甄選 Pitch 流程 (學術組)。 視覺/數位： Logo 設計初探；維護作品集網站架構 (視覺/AI組)。 國科會 2026/02/18 學術組 行政： 監督官方候選組完成 C801 計畫書上傳。 核心服務： 運行 C801 格式檢查 AI Bot；啟動 AI 模擬答辯輔導。 🌒 Phase 1: 提案與概念驗證 (2026/03 - 2026/06) R1/R2 審查期 03-06月 視覺組 公關組 財務： 收取第一期保證金 (3/31 截止)。 行政： 安排 R1/R2 評審接待動線與後勤；歸檔評分表。 公關： 寄出 Sales Kit，啟動贊助開發 (公關組)。 視覺： 定案 Logo 與主視覺 (KV)；提供 R1/R2 簡報/海報格式範本。 核心服務： 協調外部評審邀請；協助組員申請抵免 (CID/ACM)。 🌓 Phase 2: 機能與流量實作 (2026/07 - 2027/01) R3 機能 審查 07-10月 公關組 AI 組 行政： 確認最終參展尺寸 (工程組)。 財務： 收繳第二期工程款 (10/31 截止)。 工程： 架設 R3 審查會場電力與展台。 公關： 執行「病毒式行銷」 (Reels)；監督 TISDC 投遞。 核心服務： R3 機能原型「紅線關卡」的執行與監督；提供 R3 評分表。 R4 總審 資格 12月-01月 公關組 AI 組 行政： 進行新一代參展尺寸最終確認。 競賽行政： 協調 iF Design Student Award 投遞 (2/02 截止)。 核心服務： R4 審查結果決定 新一代參展資格；驗收主視覺 (KV)、宣傳影片 (PV) 與數位作品集。 🌕 Phase 3: 策展決戰期 (2027/02 - 2027/05) 策展與 撤場 02-05月 工程組 行政組 財務： 繳交第三期尾款 (3/31 截止)；結算多退少補。 行政/工程： 排班、施工搭建與撤場指揮；確保校內/校外展的畢業門檻達成。 視覺： 完稿送印、展場輸出；行政組負責後勤補給。 核心服務： 協調廠商與新一代主辦方溝通；協助準備金點新秀報名。