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Graduation:116/畢籌會組織與運作

出自江振維的課程知識庫
於 2025年11月22日 (六) 12:27 由 Skipclass​（留言 | 貢獻） 所作的修訂
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🛡️ 116級 畢業展覽籌備委員會運作計畫書
Graduation Exhibition Committee Operation Manual | 國立臺北商業大學 創意科技與產品設計系

完整版 Ver 6.2 (Conflict Protocol Added)

⚔️ 一、核心戰略 (Core Strategy)

本屆畢籌會不只是「辦展覽」，更是協助全班通關的「戰略夥伴」。針對 45 人精實編制，我們採取以下策略：

1. 全員皆兵 (Total War)
全班 45 人無一閒人。採「矩陣式管理」，每人皆有「專題組員」與「畢籌會幹部」雙重身分。

2. 榮譽抵免驅動
以「審查抵免」為最高誘因，推動高強度的行政效率與學術產出。

3. 四季輪替制
依據專題階段動態切換「指揮官」組別，避免單一組別過勞。

👥 二、組織架構與人力配置 (45人編制)

⚠️ 戰略提示： 因人力吃緊，若遇突發狀況（如全班趕圖週），由執行長(總召)擁有最高權力啟動跨組支援。

組別 人數 核心職責 (Mission) ⚡ 實戰任務與特質
🦁
核心
決策組 		3
  • 執行長 (總召)： 對外談判、精神領袖、危機仲裁。
  • 營運長 (副召)： 進度甘特圖盯哨、知識管理(KM)。
  • 財務長 (財務)： 獨立管帳、預算否決權。
  • 特質： 心臟大顆、不怕得罪人。
  • 任務： 代表系上與新一代主辦方談判；每月發布財務報表。
🎨
品牌
視覺組 		11
  • 主視覺 (KV)： Logo、海報、網站視覺。
  • 展場視覺： 展板規範、動線指引系統。
  • 周邊商品： 專刊排版、周邊設計與發包。
  • 特質： 設計能力最強、對像素細節偏執。
  • 任務： 建立 Figma Design System，確保全班 50+ 檔案一鍵同步。
📢
社群
公關組 		7
  • 募資與贊助： 撰寫企劃書 (Sales Kit)、跑廠商。
  • 社群經營： IG/FB 貼文、限動、短影音操作。
  • 媒體聯繫： 邀請函發送、新聞稿。
  • 特質： 文案寫手、社群成癮、臉皮厚。
  • 任務： 鎖定 B2B (HR Manager) 進行贊助開發，販賣「優先徵才權」。
🔨
展場
工程組 		8
  • 空間規劃： 3D配置圖、動線安排。
  • 水電工程： 電力負載計算、燈光配置。
  • 施工與安管： 進撤場指揮、安全維護。
  • 特質： 空間感好、懂 SketchUp/Blender。
  • 任務： 使用 LiDAR 掃描場地；監控電力防跳電。
📋
行政
庶務組 		8
  • 會議管理： 排程、點名、記錄 (本頁面權責單位)。
  • 表單統籌： 收件檢查、Notion 看板維護。
  • 後勤補給： 便當、飲料、總務採購。
  • 特質： 細心、有條理、Notion 高手。
  • 任務： 建立自動化追殺系統 (未繳件者自動標紅)。
🤖
學術
AI組 		8
  • 審查策劃： R1-R4 流程、評審接待、國科會格式。
  • 數位典藏： 線上展覽網站架設、GitHub 管理。
  • 技術支援： 協助解決各組 AI/程式 難題。
  • 特質： 程式能力強、邏輯嚴謹。
  • 任務： 建立 AI 模擬答辯 Bot；維護作品集網站。
總計 45 (45人全員配置完畢)

🕒 三、黃金會議時間 (Meeting Protocol)

為避免專題製作與畢籌會事務衝突，本系訂定「兩級會議制」。
🔴 權責單位：行政庶務組 負責場地預借、點名簽到與會議記錄。

🔥 Level 1：全系大會 (General Assembly)

  • 出席對象： 全員 45 人 (強制出席)
  • 頻率： 每月 1 次 (配合專題課程)
  • 固定時間： 每月第一週的 專題課時段
  • 會議內容：
    • 執行長(總召)布達重大決策
    • 財務長公開報表 (CFO報告)
    • 各組月進度匯報
    • 重大事項表決 (如主視覺定案)
  • 罰則： 遲到罰 $100，缺席罰 $500。

⚡ Level 2：幹部作戰會議 (Ops Meeting)

  • 出席對象： 核心3人 + 各組組長 (共 8 人)
  • 頻率： 每週 1 次 (或雙週)
  • 建議時間： 每週三 中午 12:10 - 13:00
  • 會議內容：
    • 確認本週代辦事項 (To-Do List)
    • 解決組間衝突、審核預算
  • 彈性： 可採線上 Discord 會議，注重效率。

⚖️ 四、衝突優先權與動態支援機制 (Conflict Resolution)

為解決「專題做不完，還要忙畢籌會」的兩難，本系制定明確的「紅綠燈優先權機制」。請依據當前狀況判斷工作優先順序。

信號 (Signal) 狀態定義 執行準則 (Execution Rule) 權力來源
🔴
專題豁免週
(Project First) 		審查前禁假週
(R1-R4 審查前 7 天) 		 
  • 專題優先： 所有非緊急畢籌會行政任務暫停。
  • 排班凍結： 暫停一般性行政排班，全班全職投入專題衝刺。
  • 例外： 僅執行長與核心幹部維持最低限度運作。
 共識協議書 第8條
⚫
行政霸王條款
(Admin First) 		全系死線
(Deadline) 		 
  • 行政優先： 涉及全班權益之事項 (如：新一代報名截止、場地訂金繳交) 具有絕對優先權。
  • 強制執行： 即使專題進度落後，仍須優先完成此類行政繳件，否則導致全班喪失資格者，需負連帶賠償責任。
 風險提醒清單
🟡
跨組支援令
(Support) 		突發人力缺口
(Emergency) 		 
  • 總召調度： 若某組因專題審查失敗 (Fail) 需補考而無法執行公務，執行長有權指派其他「進度超前組別」進行暫時性支援。
  • 補償機制： 支援者可獲得平時成績加分或公基金減免 (由幹部會議決議)。
 畢籌會組織章程

📅 五、四季輪替戰略 (The Four Seasons)

階段 戰略重心 & 指揮官 重點工作內容
Phase 0
國科會戰略期
25/11 - 26/02 		🎯 衝刺國科會 & Pitch
👑 指揮：學術組
🦁 督導：執行長
  • 學術： 啟動 AI 模擬答辯，核對 C801 計畫書。
  • 行政： 建立 Notion 看板，收齊指導同意書。
Phase 1
提案驗證期
26/03 - 26/06 		🎯 提案(R1) & PoC(R2)
👑 指揮：視覺組 & 公關組
🦊 督導：營運長
  • 視覺： 制定 R2 前導視覺、Logo 定案。
  • 公關： 寄出 Sales Kit 進行第一波贊助開發。
  • 財務： 收取 第一期保證金。
Phase 2
流量與實作期
26/07 - 27/01 		🎯 機能(R3) & 競賽
👑 指揮：公關組 & AI 組
🦁 督導：執行長
  • 公關： 操作 R3 流量戰役、Reels 連發。
  • AI/學術： 監督 TISDC 投遞、網站架設。
  • 工程： 展場電力與空間預規劃。
Phase 3
策展決戰期
27/02 - 27/05 		🎯 新一代 (YODEX)
👑 指揮：工程組 & 行政組
🦁 督導：執行長
  • 工程： 指揮施工搭建與撤場。
  • 視覺： 完稿送印、展場輸出。
  • 行政： 後勤補給、便當與飲料控管。

💰 六、財務與分期計畫 (Financial Plan)

本屆畢展預算採取「分期付款」與「多退少補」原則。

📉 全班分期收款表

期數 時間 預估金額 用途
1. 保證金 26/03 $3,500 啟動金、場地訂金
※退出不退
2. 工程款 26/10 $9,000 新一代裝潢、水電
※最大支出
3. 尾款 27/03 $4,000 專刊、周邊、撤場
※多退少補

🤝 贊助方案 (Sponsorship)

方案 金額 回饋
鑽石級 $10k+ Logo 印背板 + 優先徵才權
黃金級 $5k Logo 印海報 + FB 特別感謝文
物資級 物資 現場發送 DM + 口頭感謝

📂 七、知識管理與雲端規範 (KM)

為確保四季輪替無斷層，全體必須遵守以下雲端規範：

📜 命名 SOP： `[YYYYMMDD]_[類別]_[檔名]_[版本]` (例：`20260415_學術_R1評分表_v2.pdf`)

資料夾名稱 應存入文件 (Key Documents)
📂 00_Admin_Central 會議記錄、財務報表、組內共識協議書(掃描檔)。
📂 01_Academic 審查評分表 (R1-R4)、國科會 C801 範本、競賽清單。
📂 02_Visual Figma Exports、Logo AI 檔、字型包、展場 SketchUp 檔。
📂 03_Public 贊助企劃書、廠商名單、新聞稿、活動照片。
📂 04_Eng 場地尺寸圖、電力配置表、施工切結書。
📂 05_Student_Teams 各組 PRD 計畫書、Logbook。

📅 八、年度關鍵時程 (Master Schedule)

日期 繳交項目 接收單位 備註
2026/01/16 專題指導同意書 系辦/行政組 Phase 0 截止
2026/02/28 國科會計畫書 (C801) 國科會系統 官方候選組必繳
2026/03/31 第一期保證金 財務長 $3,500
2026/04/13 Review 1 提案簡報 學術組 提案審查
2026/07/15 TISDC 參賽作品 競賽官網 暑假作業
2026/10/31 第二期工程款 財務長 $9,000
2026/10/26 Review 3 原型演示 學術組 紅線關卡(機能審查)
2027/03/31 第三期尾款 財務長 $4,000 (多退少補)

📝 九、畢籌會核心服務與審查時序表 (Service Timeline)

本表彙整了各階段審查前、中、後，畢籌會各組必須完成的行政、學術、視覺及公關任務。
階段 & 日期 指揮官 🔑 行政/財務/工程任務 🎨 視覺/公關/數位產出 審查服務 (Review Service)
🌑 Phase 0: 啟動與基礎建設 (2025/11 - 2026/02)
啟動期 11月-1月 學術組
行政組
  • 啟動： 公布師資、建立 Notion/雲端資料庫。
  • 行政： 確保收齊 專題指導同意書 (1/16 截止)。
  • 視覺組：Logo 設計與主視覺風格初探。
  • AI 組：維護作品集網站架構。
  • 提供 R1 提案審查評分表（學術組）。
  • 協調國科會甄選 Pitch 流程。
🌒 Phase 1: 提案與概念驗證 (2026/03 - 2026/06)
審查前
行政 		2026/03/31 視覺組
公關組
  • 財務： 收取第一期保證金 ($3,500)。
  • 學術： R1/R2 外部評審邀請作業開始。
  • 視覺組：定案 Logo 與主視覺 (KV)。
  • 公關組：準備 Sales Kit，啟動贊助開發。
  • 協調外部評審邀請 (學術組)。
R1 提案
審查 		2026/04 視覺組
公關組
  • 行政： 安排 R1 評審接待動線與後勤。
  • 學術： 公布 R1 審查結果，歸檔評分表。
  • 視覺組：提供 R1 提案簡報/海報格式範本。
  • 現場服務： 評審接待與會議記錄 (行政/學術組)。
  • 協助組員申請抵免 (CID/ACM)。
R2 概念
審查 		2026/06 視覺組
公關組
  • 競賽行政： 協調 James Dyson Award 投遞事宜。
  • 學術： 歸檔 R2 評分表，確認抵免資格。
  • 視覺組：繳交 R2 審查用「前導視覺 (Teaser)」素材。
  • 現場服務： 提供 R2 概念驗證評分表。
  • 鼓勵組員申請 Red Dot/DNA Paris 抵免。
🌓 Phase 2: 機能與流量實作 (2026/07 - 2027/01)
R3 機能
審查 		2026/10 公關組
AI 組
  • 工程： 架設 R3 審查會場電力與展台。
  • 財務： 收繳第二期工程款 ($9,000) (10/31 截止)。
  • 公關組：執行「病毒式行銷」，繳交 15 秒短影音 (Reels)。
  • AI 組：協助架設線上展覽網站。
  • 技術驗收： 提供 R3 機能原型評分表。
  • 紅線管理： 監督 R3 機能原型「紅線關卡」的執行。
R4 總審
資格 		2027/01 公關組
AI 組
  • 行政： 進行新一代參展尺寸最終確認。
  • 競賽行政： 協調 iF Design Student Award 投遞 (2/02 截止)。
  • 視覺組：驗收主視覺 (KV) 與新一代展板設計。
  • 公關組：協助驗收宣傳影片 (PV) 與數位作品集。
  • 資格審： R4 審查結果決定 新一代參展資格。
  • 提供 R4 期末總審評分表。
🌕 Phase 3: 策展決戰期 (2027/02 - 2027/05)
策展期
撤場 		2027/03-05 工程組
行政組
  • 財務： 繳交第三期尾款 (3/31 截止)。
  • 行政/工程： 排班、施工搭建與撤場指揮。
  • 行政： 確保校內/校外展的畢業門檻順利達成。
  • 視覺組：完稿送印、展場輸出。
  • 行政組：後勤補給 (便當、飲料)。
  • 工程組：電力負載與動線規劃。
  • 協調廠商與新一代主辦方溝通 (執行長/工程組)。
  • 協助準備金點新秀報名事宜。
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